10 ทริคการตั้งหัวข้อแบบสอบถามเพื่อพัฒนางานอีเวนท์ให้น่าสนใจ
คำถามที่ดี นำไปสู่คำตอบที่ดีเสมอ ในขั้นตอนของการทำงานอีเวนท์ก็เช่นกัน การตั้งคำถามที่ดีสามารถนำพาทุกระบบตั้งแต่ต้นน้ำไปจนถึงปลายน้ำในการจัดงานไปสู่สิ่งที่เรียกว่า ‘ประสิทธิภาพสูงสุด’ ได้ ซึ่งคำถามที่เราได้พูดถึงเหล่านี้ส่วนใหญ่จะถูกบรรจุอยู่ในแบบสอบถามทั้งในช่วงก่อนและหลังงาน
การตั้งคำถามในแบบสอบถามดูเหมือนเป็นเรื่องธรรมดาสามัญ แต่บางครั้งการทำงานเยอะ ๆ หรือการต้องใช้สมองและสมาธิในการจดจ่อกับเนื้องานสเกลใหญ่ที่มีความรับผิดชอบสูง ก็อาจทำให้หลงลืมสิ่งเหล่านี้ไปบ้างไม่มากก็น้อย
เราจึงอยากเตือนความทรงจำด้วยการเล่าถึงทริค ในการตั้งคำถามแบบสอบถามง่าย ๆ แต่ใช้ได้ผลอย่างดีกับผู้เข้าร่วมงานทั้งก่อนและหลังอีเวนท์เริ่ม อยากรู้ว่ารูปแบบคำถามที่ว่ามีอะไรกันบ้าง ก็ลองอ่านดู!
คำถามที่ 1 : ความคาดหวังในอีเวนท์นี้ของคุณคืออะไร
ในกรณีที่คุณมีรายชื่อคนลงทะเบียนร่วมงานล่วงหน้าจำนวนมาก การถามคำถามนี้จะทำให้คุณได้ล่วงรู้ถึงจิตใจและความต้องการของผู้ร่วมงานโดยตรง เพื่อนำคำตอบเหล่านั้นมาใช้ในการสร้างข้อเสนอหรือการจัดองค์ประกอบในงานเพื่อให้อีเวนท์มีความสมบูรณ์ขึ้น หรือหากคำถามนี้มีผู้ตอบล่าช้าเกินกว่าเวลาที่คุณกำหนดไว้ อย่างน้อยคุณก็สามารถนำคำตอบที่ได้ไปใช้พัฒนางานอีเวนท์ในอนาคต
คำถามที่ 2 : นี่เป็นครั้งแรกที่คุณเข้าร่วมงานใช่ไหม
คำถามนี้มีประโยชน์มากทำให้คุณสามารถกำหนดค่าของคำตอบรวมถึงเซกเมนต์ของผู้เข้าร่วมงานหน้าใหม่ได้ นอกจากนี้เมื่อคุณรู้ว่าใครคือหน้าใหม่แล้ว คุณสามารถใช้ข้อมูลตรงนี้เพื่อสร้างคำถามอื่น ๆ เพิ่มเติมในการลงทะเบียนครั้งแรก เพื่อเก็บข้อมูลอย่างละเอียดไว้ใช้สร้างการสื่อสารในช่วงก่อนงานอีเวนท์เพื่อดึงดูดคนกลุ่มใหม่ ๆ ให้มางานที่คุณจัด
คำถามที่ 3 : คุณจะมาถึงงานเมื่อไหร่
การถามคำถามนี้ก็เพื่อเป็นการหยั่งเชิงให้ตอบคร่าว ๆ เพื่อคุณจะได้นำเวลาที่ได้ไปใช้กำหนดช่วงเวลาการลงทะเบียนร่วมงาน รวมถึงการจัดเตรียมงานให้พร้อมที่สุด หรือถ้าจะให้สนุกผู้จัดอีเวนท์อาจจะสามารถนำเวลาที่ได้ไปสร้างเป็นแคมเปญน่าตื่นเต้นให้ผู้ที่ลงทะเบียนก่อนเวลาได้รับของรางวัล หรือสิทธิพิเศษอื่นที่สินค้านั้นจะให้ได้
คำถามที่ 4 : คุณใช้โซเชียลมีเดียหรือไม่ ใช้ที่ไหน ใช้อย่างไร
เมื่อคุณสามารล่วงรู้ว่าผู้ร่วมงานใช้โซเชียลมีเดียอะไร ใช้ที่ไหน รวมถึงว่าใช้อย่างไร คุณก็จะสามารถนำสิ่งที่ได้ไปสร้างการประชาสัมพันธ์ผ่านสื่อออนไลน์เพื่อสร้างการเข้าถึง และการมีส่วนร่วมกับงานอีเวนท์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้เมื่อคุณรู้ว่าใครใช้โซเชียลมีเดียอะไร คุณก็อาจจะพอคาดเดาไลฟ์สไตล์ และความสนใจของคนร่วมงานได้เพิ่มขึ้น
คำถามที่ 5 : ช่องทางไหนที่คุณสนใจ
กับคำถามนี้อาจจะดูเหมือนว่าถูกถามเพื่อการใช้จัดการด้านการไหลเวียนของข้อมูล รวมถึงการจัดการเรื่องการจัดสรรทรัพยากรในงานอีเวนท์ แต่เอาเข้าจริงการถามคำถามนี้มีความหมายมากกว่านั้น เพราะหากผู้จัดสามารถรู้จำนวนคนที่แน่นอนว่ามาจากช่องทางใด ก็จะทำให้สะดวกในการออกแบบคอนเทนต์ที่เหมาะสมกับความต้องการ รวมถึงการเลือกห้องจัดงาน หรือสถานที่จัดที่เหมาะสมอีกด้วย
คำถามที่ 6 : ใส่เสื้อไซส์อะไร
เป็นธรรมดาที่งานอีเวนท์ส่วนใหญ่จะมีการแจกของพรีเมียมให้แก่ผู้ร่วมงาน และของพรีเมียมยอดฮิตอย่างหนึ่งนั่นก็คือเสื้อทีเชิ้ตยี่ห้อแบรนด์ต่าง ๆ ที่เป็นสปอนเซอร์ สิ่งที่ยากมากของการแจกเสื้อนั่นก็คือเราไม่รู้ว่าคนที่มามีร่างเล็กใหญ่มากมายเพียงใด วิธีการที่ดีที่สุดก็คือถามไปตรง ๆ ว่าคุณใส่เสื้อไซส์อะไรให้ชัดเจน ถ้าได้ขนาดที่ถูกต้องแล้วก็จะช่วยลดความผิดพลาด ลดค่าใช้จ่ายสิ้นเปลือง และทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นในสายตาคนทั่วไป
คำถามที่ 7 : ความพึงพอใจต่อผู้บรรยาย
คำถามนี้เหมาะกับอีเวนท์ที่เน้นการบรรยายโดยวิทยากรโดยเฉพาะ การขอความร่วมมือให้ช่วยกันประเมินผู้บรรยาย จะทำให้ผู้จัดงานได้ล่วงรู้ความคิดของผู้ร่วมงานในแง่ของวิทยากรคนนี้บรรบยายดีหรือไม่ ล้าสมัยไปหรือเปล่า หรือความรู้และเนื้อหาในการบรรยายเหมาะสมกับการสัมมนาครั้งนั้นหรือไม่ เพื่อเป็นข้อมูลในการเลือกสรรผู้พูดหากต้องจัดอีเวนท์ในลักษณะนี้ครั้งต่อไป
คำถามที่ 8 : อาหารในงานเป็นอย่างไร และมีอะไรที่ต้องพัฒนาให้ดีขึ้น
สำหรับอีเวนท์การประชุมสัมมนาที่ใช้เวลาทั้งวัน เรื่องของอาหารก็เป็นสิ่งสำคัญที่เราต้องรู้ให้ได้ว่า ผู้ร่วมงานส่วนใหญ่นิยมชมชอบกับอาหารที่เราจัดมามากน้อยแค่ไหน หรือยังมีเรื่องใดที่ต้องได้รับการพัฒนาให้ดียิ่งขึ้น หากออแกไนเซอร์ได้ข้อมูลตรงนี้ชัด ๆ ก็สามารถนำสิ่งที่ได้ไปประมวลเพื่อการตัดสินใจในการสั่งหรือไม่สั่งอาหารชนิดไหนในการจัดงานครั้งหน้า ซึ่งวิธีการนี้เป็นทางหนึ่งในการลดคอร์สในการจัดเลี้ยงที่เกินเลยด้วย
คำถามที่ 9 : คุณชอบอะไรมาก/น้อยที่สุดในอีเวนท์นี้
คำถามนี้มีความสำคัญอย่างมาก เสมือนเป็นการสรุปจบทุกรายละเอียดในงานอีเวนท์ที่เกิดขึ้น ในส่วนของความชอบ ถ้านวัตกรรมหรือรูปแบบเนื้อหาใดที่ถูกนำมาใช้แล้วมีคนชอบมาก นั่นหมายความว่าออแกไนซ์เซอร์ต้องนำมาพัฒนาให้ดีขึ้นในปีหน้า แต่หากสิ่งใดที่ทำแล้วคนเบือนหน้าไม่ชอบ ก็ต้องหยุดทำอย่างไม่มีข้อโต้แย้ง การรู้ว่าอะไรควรทำ ไม่ควรทำ ยังช่วยในเรื่องการลดต้นทุนการจัดงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
คำถามที่ 10 : คุณมีแนวโน้มจะเข้าร่วมงานลักษณะนี้ในอนาคตหรือไม่
สุดท้าย ท้ายสุดต้องคำถามนี้ เพื่อทำให้คนจัดอีเวนท์ได้รู้ในบรรทัดสุดท้ายว่างานที่จัดขึ้นประทับใจคนร่วมงานมากแค่ไหน ซึ่งส่วนใหญ่คำถามนี้จะเป็นตัวเลือก เช่น มีโอกาสมาก, เป็นไปได้, ไม่แน่ใจ, ยังมีข้อสงสัย หรือไม่สนใจเข้าร่วม ข้อดีของมันก็คือเสมือนเป็นเสียงตอบรับว่างานนี้มีประสิทธิภาพมากแค่ไหน แต่ข้อควรระวังก็คือมันอาจจะทำให้คุณคิดเข้าข้างตัวเองว่าสิ่งที่ทำนั้นดีแล้ว เพราะคนเข้าร่วมงานส่วนใหญ่มักจะมีคำตอบดี ๆ ให้ตามมารยาท ทั้งที่จริงไม่ได้คิดแบบนั้น ดังนั้นเพื่อลดมายาคติที่หลอกลวง ก็ขอให้ออแกไนเซอร์ประเมินตัวเองควบคู่ไปด้วย จะดีที่สุด
